Input · 30 Minuten

Excel-Grundlagen
für Kitaleitungen

Von der leeren Tabelle zur strukturierten Übersicht — Schritt für Schritt den Kitaalltag digital organisieren.

30 Minuten
Kitaleitungen
Keine Vorkenntnisse nötig
Warum Excel?
Listen, die euren Alltag leichter machen
Excel begegnet euch überall im Kitaalltag. Wer die Grundlagen kennt, spart Zeit und behält den Überblick.

Kinderlisten

Stammdaten, Allergien, Betreuungszeiten und Notfallkontakte zentral pflegen und schnell filtern.

Budget & Material

Ausgaben für Bastelmaterial, Spielzeug und Verpflegung erfassen und das Jahresbudget im Blick behalten.

Checklisten & Übersichten

Entwicklungsgespräche, Elternabende, Fortbildungen — alles dokumentieren und den Status im Griff haben.

Ablauf
30 Minuten, 5 klare Schritte
Jede Phase baut auf der vorherigen auf — am Ende steht eine fertige, funktionale Tabelle.
1
MINUTE 0 – 5

Einstieg & Relevanz

Wo begegnet euch Excel? Gemeinsamer Austausch über typische Situationen — Kinderlisten, Budgets, Bestellungen.

2
MINUTE 5 – 10

Orientierung in Excel

Live-Demo: Zellen, Spalten, Zeilen verstehen. Navigation, Dateneingabe und richtiges Speichern — anhand einer Kinderliste.

3
MINUTE 10 – 15

„Als Tabelle formatieren" — der Gamechanger

Mit einem Klick aus Rohdaten eine professionelle Tabelle: Filterknöpfe, Zebrastreifen, Summenzeile.

4
MINUTE 15 – 25

Erste Formeln: SUMME & ANZAHL2

Zellbezüge statt fester Werte. An einer Budgetliste live erleben, wie Excel automatisch mitrechnet.

5
MINUTE 25 – 30

Abschluss & Transfer

Zusammenfassung der Kernkompetenzen, Ausblick auf Vertiefung und Übungsdateien als Take-away.

Beispiel 1 · Interaktiv
Kinderliste mit Stammdaten
Klickt in die Zellen und ändert Daten — die Formel ANZAHL2 zählt automatisch mit.
Kinderliste_2026.xlsx
— fx Zelle anklicken…
ABCDEFGH
1Nr.VornameNachnameGeb.datumGruppeAllergieBetreuungNotfallnr.
21MilaSchmidt12.03.2022SonnenkäferLaktoseganztags0176 1234567
32NoahFischer05.07.2021Regenbogenkeineganztags0151 9876543
43EmiliaWeber22.11.2022SonnenkäferNüssehalbtags0172 5551234
54LiamMüller30.01.2021Regenbogenkeineganztags0163 7778899
65SofiaKlein14.09.2022SonnenkäferGlutenganztags0157 3214567
76BenBecker03.04.2021Sternchenkeinehalbtags0170 6543210
87HannahHoffmann19.12.2022SternchenEiganztags0160 1112233
98EliasSchulz08.06.2021Regenbogenkeineganztags0155 4445566
10
11
12 Kinder gesamt: 8
Zellen bearbeiten — Formeln reagieren live · Tippt =ZEILE()-1 in eine leere Zelle!

Warum ANZAHL2 statt ANZAHL?

ANZAHL zählt nur Zellen mit Zahlen. ANZAHL2 zählt alle nicht-leeren Zellen — perfekt für Namenslisten! Löscht einen Namen und seht, wie die Zahl sinkt.

Laufende Nummer mit =ZEILE()

Die Spalte „Nr." nutzt die Formel =ZEILE()-1. ZEILE() gibt die aktuelle Zeilennummer zurück (z.B. 2), das -1 sorgt dafür, dass die Nummerierung bei 1 beginnt. Klickt auf eine Nr.-Zelle — in der Formelleiste seht ihr die Formel statt der Zahl.

Probiert es selbst: tippt =ZEILE()-1 in eine leere Zelle der Kinderliste oder Budgetliste!

Gamechanger
„Als Tabelle formatieren"
Ein Klick verwandelt Rohdaten in eine professionelle Tabelle — mit Filterknöpfen, Zebrastreifen und automatischer Erweiterung.
✗ Vorher — Rohdaten
VornameNachnameGruppeAllergie
MilaSchmidtSonnenkäferLaktose
NoahFischerRegenbogenkeine
EmiliaWeberSonnenkäferNüsse
LiamMüllerRegenbogenkeine
SofiaKleinSonnenkäferGluten
✓ Nachher — Formatierte Tabelle
VornameNachnameGruppeAllergie
MilaSchmidtSonnenkäferLaktose
NoahFischerRegenbogenkeine
EmiliaWeberSonnenkäferNüsse
LiamMüllerRegenbogenkeine
SofiaKleinSonnenkäferGluten

So geht's — 3 Klicks

In die Daten klicken › Start › Als Tabelle formatieren › Stil wählen › OK

▸ Filterknöpfe in jeder Spalte — z.B. nur „Sonnenkäfer" anzeigen
▸ Zebrastreifen — abwechselnde Zeilenfarben
▸ Auto-Erweiterung — neue Zeilen gehören automatisch dazu
▸ Summenzeile — über Reiter „Entwurf" einblendbar

Beispiel 2 · Interaktiv
Budgetliste — Ausgaben im Blick
Ändert Beträge oder das Jahresbudget — SUMME und Rest-Budget rechnen sofort mit.
Budget_Material_2026.xlsx
— fx Zelle anklicken…
ABCDE
1DatumArtikelKategorieMengeBetrag
2 Jahresbudget Material 1500,00
315.01.26Bastelpapier A4 buntKreativ5 Pkg.17,50
415.01.26Fingerfarben-Set 6erKreativ3 Sets26,70
522.01.26Klebstoff SticksKreativ10 Stk.12,00
603.02.26Holzbausteine großSpielzeug2 Sets89,90
714.02.26Bilderbücher PaketBücher8 Stk.62,40
801.03.26Scheren abgerundetKreativ12 Stk.23,40
912.03.26Knete 10er PackKreativ4 Pkg.15,80
1028.03.26Sandspielzeug OutdoorAußen1 Set34,90
11
12
13Ausgaben gesamt: 282,60 €
14Verbleibendes Budget: 1.217,40 €
Beträge ändern oder neue Zeilen ausfüllen — Summe und Rest-Budget aktualisieren sich sofort
Das Prinzip
Zellbezüge — der Aha-Moment
Statt feste Zahlen zu tippen, verweist ihr auf Zellen. Ändert sich ein Wert, rechnet Excel automatisch mit.
Beträge eingeben
→
Formel schreiben
→
Wert ändern
→
Summe passt sich an!
Formel 1 — Alle Ausgaben zusammenrechnen
=SUMME(E3:E12)
Funktion
SUMME
Bereich
E3 bis E12
Ergebnis
282,60 €
Formel 2 — Was ist noch übrig?
=E2-E13
Budget
E2 (1.500 €)
Minus Ausgaben
E13 (282,60 €)
Rest-Budget
1.217,40 €
Formel 3 — Wie viele Kinder sind eingetragen?
=ANZAHL2(B2:B11)
Funktion
ANZAHL2
Bereich
B2 bis B11
Ergebnis
8 Kinder
Formel 4 — Laufende Nummerierung
=ZEILE()-1
ZEILE()
aktuelle Zeile (z.B. 2)
Minus 1
weil Überschrift = Zeile 1
Ergebnis
1, 2, 3, 4 …
Praxis-Tipps
Sofort anwenden
Kleine Tricks, die euren Alltag mit Excel leichter machen.
1

Immer mit Überschriften starten

Benennt Spalten klar in Zeile 1 — Excel braucht die Überschriften auch für „Als Tabelle formatieren".

2

Doppelklick auf den Spaltenrand

Passt die Spaltenbreite automatisch an den längsten Inhalt an.

3

Strg + S — regelmäßig speichern

Am besten nach jeder wichtigen Änderung. Einfach zur Gewohnheit machen.

4

Keine Angst vor Fehlern

Strg + Z macht jeden Schritt rückgängig. Einfach ausprobieren!

5

Filter nutzen statt scrollen

In einer formatierten Tabelle über die ▾-Pfeile filtern — z.B. nur „Sonnenkäfer" oder nur „Kreativ".

6

Ein Tabellenblatt pro Thema

Nutzt die Reiter unten: Kinderliste, Budget, Checklisten — alles in einer Datei, übersichtlich getrennt.